組合事務マニュアル
行政庁への提出・届出書類の作成
組合には、中協法及び中団法によって所管行政庁から認可等を受けなければならない事項又は届出を要する事項等が定まっています。
認可を必要とする事項としては、「定款変更」や「共済規程」、「他の組合への組織変更」等があり、届出を要する事項としては「決算関係書類」、「役員変更」等があります。
これらの書類は、中央会経由で所管行政庁へ提出していただきます。その際には、内容等の確認をさせていただき、必要な場合は、書類作成をご支援いたします。
以下に書類作成のポイントをまとめましたので、ご覧ください。
また、様式など詳しくは、「書類作成の手引」を下記よりダウンロードしてご参照ください。
決算関係書類
通常総会で承認を受けた決算関係書類は、総会終了の日から2週間以内に下記(1)～(7)の書類を添えて当該組合の所管行政庁に提出しなければなりません。 なお、総会に提出した議案書に下記(2)～(6)までの書類が綴じ込まれていれば、その議案書に鑑(表紙)と総会議事録を添付して提出しても差し支えありません。添付書類
(1) 鑑(表紙) (Wordファイル/10.67キロバイト) (2) 事業報告書 (Wordファイル/120キロバイト)(3) 財産目録 (Wordファイル/165キロバイト)
(4) 貸借対照表 (Wordファイル/126.5キロバイト)
(5) 損益計算書 (Wordファイル/245.5キロバイト)
(6) 剰余金処分案 (Wordファイル/57.5キロバイト) (又は損失処理案 (Wordファイル/57.5キロバイト) )
(7) 総会議事録 (Wordファイル/64キロバイト)
提出部数
中央会 1部、所管行政庁 1部
役員変更届書
役員に変更があった場合(住所の変更含む)には、変更のあった日(事実の発生した日)から2週間以内に、下記(1)～(3)の書類を添付し、当該組合の所管行政庁に提出しなければなりません。
なお、役員の変更には、通常総会や臨時総会での全役員の改選や一部役員の補充、理事会での代表理事や副理事長等の役付理事の選定などがあり、いずれの場合も役員変更届書を提出しなければなりません。
添付書類
(1) 鑑(表紙) (Wordファイル/10.8キロバイト)(2) 変更した事項・変更の年月日及び理由を記載した書面 (Wordファイル/34キロバイト)(3) 理事会議事録 (Wordファイル/51キロバイト) (総会議事録 (Wordファイル/65.5キロバイト))※通常総会において新たな役員を選挙又は選任した場合の総会議事録は、総会議事録を添付した決算関係書類提出書と同時に提出する場合は省略可。提出部数
中央会 1部、所管行政庁 1部
定款変更認可申請書
定款の変更は、総会において特別議決を要する重要事項であり、必ず行政庁の認可が必要です。定款変更をされる場合は、事前に所管行政庁との協議等が必要となる場合がありますので、余裕をもってとりかかることが必要です。検討されている段階で事前に中央会にご相談下さい。認可申請は、(1)～(4)の書類を添えて中央会を経由して所管行政庁へ行います。 なお、添付書類には、次のものが必要ですが、変更の内容等によって、事業計画・収支予算の添付が必要である等の留意すべき点があります。
添付書類
(1) 鑑(表紙) (Wordファイル/19キロバイト)(2) 変更理由書 (Wordファイル/23.5キロバイト)
(3) 変更しようとする箇所を記載した書面 (Wordファイル/25キロバイト)(4) 総会議事録 (Wordファイル/65.5キロバイト)
※事業の変更、組合員の加入による地区及び組合員資格の変更の場合は、前記(1)～(4)に加えて「定款変更後の事業計画書及び収支予算書」の添付が必要となります。事業の変更、組合員の加入による地区や組合員資格の変更は、組合の事業計画及び収支予算に影響を与えるものであるため、添付を要するものです。したがって、通常総会又は臨時総会において、定款変更の決議に加え、定款変更後の事業計画及び収支予算についても決議されなければなりません。
提出部数
中央会 1部、所管行政庁 2部