組合事務マニュアル
組合決算期の事務手続手順とポイント
組合決算期の事務手続手順
決算手続の主なポイント
| 項 目 | 主なポイント | |
| 1 | 年度末締切 (試算表の作成、棚卸表の作成、精算表の作成、総勘定元帳の締切、組合員名簿の整理) | 正確な財務諸表作成のため、必要な決算整理手続き等を行う。 |
| 2 | 出資総口数及び払込済出資総額変更登記 | 期中に変更が生じた場合、決算日(年度末)により4週間以内に行う。なお、変更があった都度登記しても可。 |
| 3 | 決算関係書類の作成 (事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案) | 監事の監査報告期間及び通常総会の2週間前までに決算関係書類及び事業報告書を事務所へ備え置くことが義務づけられたことから、年度末終了後に速やかに作成する。 |
| 4 | 組合から監事への決算関係書類提出 | 速やかに提出する。 |
| 5 | 監事から理事へ監査意見書を提出 | 監事は、(1)会計帳簿に記載すべき事項の記載漏れはないか、(2)各決算関係書類が法令及び定款に適合しているか、といった点に留意して会計監査を行い、監査意見書を作成。 監事が組合から決算関係書類が提供されてから、原則4週間を経過した日、もしくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日までに、理事に通知。(監査期限は、監事と理事の合意があっても4週間を下回る期限を予め定めることは不可。ただし、監事が4週間以内に通知することは可能) |
| 6 | 理事会招集状の発送 | 理事会開催日から、中7日以上あけて到達するよう発送する。なお、理事全員の同意があれば招集手続きを省略しても可。また、招集期間を1週間を下回る期間を定款で定めた場合は、その期間に短縮可。 |
| 7 | 理事会開催 | 通常総会の開催及び議案の議決をするとともに、監事の監査を受けた決算関係書類・事業報告書の承認を行う。 |
| 8 | 決算関係書類事務所備付閲覧 | 通常総会開催日の2週間前までに組合の主たる事務所に備え付ける。組合員及び組合の債権者から閲覧又は謄写を求められた場合は、正当な理由なくこれを拒んではならない。 |
| 9 | 通常総会招集状の発送 | 通常総会開催日から、中10日以上あけて到達するよう発送する(郵便等による書面通知の方法をとる場合は、中10日前までに到達するよう発信する)。その際、理事会の承認を受けた決算関係書類・事業報告書・議案内容を通知する。なお、組合員全員の同意があれば招集手続きを省略しても可。また、招集期間を10日間を下回る期間を定款で定めた場合は、その期間に短縮可。 |
| 10 | 通常総会開催 (決算関係書類の承認、事業計画・収支予算の承認、経費の賦課、借入金の限度額決定等) | 事業年度終了後2ヶ月以内に開催する。通常総会では、決算関係書類、事業計画・収支予算案、役員改選などの先の理事会で決めた提出議案について審議を行う。 |
| 11 | 理事会開催 | 通常総会で役員改選を行った場合、役付理事(理事長、副理事長、専務理事等)は理事会で選任する。 |
| 12 | 総会終了後の事務処理 (議事録作成、剰余金処分、損失処理振替、持分計算・払戻、配当) | 速やかに処理する。 |
| 13 | 代表理事変更登記 | 代表者就任後、2週間以内に行う。 |
| 14 | 行政庁への決算関係書類提出 | 通常総会終了後2週間以内に、通常総会議事録を添えて提出する。 |
| 15 | 行政庁への役員変更届提出 | 代表者就任後、2週間以内に提出する。 (必ずしも総会から2週間以内ではない) |
| 16 | 法人税、事業税、消費税等の確定申告及び納税 | 決算日より2ヶ月以内に、通常総会で確定した決算に基づいて確定申告及び納税を行う。 |
| 17 | 定款変更認可申請 | 定款変更を決議した場合、行政庁に対し速やかに変更認可申請書を提出する。なお、「事業」「脱退者の持分の払い戻し」「役員の定数」等の変更を行う場合は、関連する条文や議案との関連にも注意する。 |
| 18 | 行政庁より定款変更認可書到達 | 定款変更した事項が、登記記載事項(名称・地区・事務所の所在地・広告の方法・事業・出資一口の金額・出資払い込みの方法)である場合は、認可書到達後に登記が必要となる。なお、認可書は定款原本綴りに綴っておく。 |
| 19 | 変更登記 | 代表理事変更登記を除き、登記事項に変更が生じた時は、その事由の発生の日(定款変更を伴う場合は、行政庁から定款変更認可書が到達した日)から、主たる事務所の所在地においては2週間以内に変更登記を行わなければならない(出資の総口数及び払込済出資金の変更を除く。) |
